Zatrudnienie pracownika, co musisz wiedzieć?

Twoja firma się rozwija i nadszedł ten moment kiedy planujesz zatrudnić pierwszego pracownika. O to kilka najważniejszych informacji. Kompleksowy przewodnik po kluczowych formalnościach związanych z zatrudnieniem na umowę o pracę.

Przygotowanie i podpisanie umowy o pracę

Umowa o pracę to fundament relacji z pracownikiem. Musi ona precyzyjnie określać warunki zatrudnienia, takie jak:

• Rodzaj wykonywanej pracy,
• Miejsce pracy,
• Wysokość wynagrodzenia,
• Wymiar czasu pracy (np. pełen etat),
• Termin rozpoczęcia pracy.

Jako pracodawca masz do wyboru trzy podstawowe rodzaje umów:

• Umowa na czas nieokreślony: Umowa bezterminowa, która nie ma określonej daty zakończenia. Daje pracownikowi największą stabilność.
  
• Umowa na okres próbny: Idealna, by sprawdzić, czy pracownik pasuje do zespołu i stanowiska. Można ją zawrzeć tylko raz z danym pracownikiem na maksymalnie 3 miesiące.
  
• Umowa na czas określony: Jak sama nazwa wskazuje, ma z góry ustalony czas trwania. Pamiętaj, że z jednym pracownikiem możesz podpisać maksymalnie 3 takie umowy, a ich łączny czas nie może przekroczyć 33 miesięcy. Czwarta umowa z rzędu automatycznie staje się umową na czas nieokreślony.

Skierowanie na badania lekarskie

Zanim Twój nowy pracownik rozpocznie pracę, musi uzyskać orzeczenie od lekarza medycyny pracy, potwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku.

Najważniejsze zasady:

• Absolutny obowiązek: Nie możesz dopuścić do pracy osoby bez aktualnego orzeczenia lekarskiego.

• Koszt po Twojej stronie: Badania lekarskie są w całości finansowane przez pracodawcę.

• Skierowanie: To Ty musisz wystawić pracownikowi skierowanie na badanie.

Wyróżniamy trzy rodzaje badań:

• Wstępne: Wykonywane przed rozpoczęciem pracy.

• Okresowe: Realizowane cyklicznie w trakcie trwania zatrudnienia.

• Kontrolne: Obowiązkowe, jeśli pracownik wraca do pracy po zwolnieniu lekarskim trwającym dłużej niż 30 dni.

Obowiązkowe szkolenie BHP

Bezpieczeństwo jest najważniejsze. Każdy nowo zatrudniony pracownik musi przejść szkolenie z zakresu Bezpieczeństwa i Higieny Pracy (BHP) przed przystąpieniem do wykonywania swoich obowiązków.

Szkolenie wstępne składa się z dwóch części:

1. Instruktaż ogólny: Zapoznanie pracownika z ogólnymi przepisami BHP zawartymi w Kodeksie pracy i regulaminie firmy.
2. Instruktaż stanowiskowy: Praktyczne wskazówki dotyczące bezpiecznego wykonywania pracy na konkretnym stanowisku, omówienie zagrożeń i sposobów ochrony.

Pamiętaj, że szkolenie BHP musi odbyć się w czasie pracy i na Twój koszt. Możesz przeprowadzić je samodzielnie (jeśli masz odpowiednie uprawnienia) lub zlecić to zewnętrznej, wyspecjalizowanej firmie. Odbycie szkolenia musi być potwierdzone pisemnym oświadczeniem pracownika.

Zgłoszenie pracownika do ZUS

Zatrudnienie pracownika na umowę o pracę wiąże się z obowiązkiem ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych.

• Termin: Masz 7 dni od daty zatrudnienia na zgłoszenie pracownika do ZUS.
• Formularz: Zgłoszenia dokonujesz na druku ZUS ZUA.

Jako pracodawca będziesz co miesiąc naliczać i odprowadzać składki na:

• Ubezpieczenie emerytalne,
• Ubezpieczenie rentowe,
• Ubezpieczenie chorobowe,
• Ubezpieczenie wypadkowe,
• Ubezpieczenie zdrowotne,
• Fundusz Pracy (FP),
• Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP).

Jak rozkładają się koszty składek (Pracownik vs Pracodawca)?

• Emerytalne (łącznie 19,52%): 9,76% Ty, 9,76% pracownik.
• Rentowe (łącznie 8%): 6,5% Ty, 1,5% pracownik.
• Chorobowe (2,45%): w całości finansuje pracownik.
• Wypadkowe (zmienne, obecnie 1,67%): w całości finansujesz Ty.
• Fundusz Pracy (2,45%): w całości finansujesz Ty.
• FGŚP (0,10%): w całości finansujesz Ty.

Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK)

Każdy pracodawca ma obowiązek zgłoszenia pracowników do Pracowniczych Planów Kapitałowych.

• Automatyczny zapis: Pracownicy w wieku od 18 do 55 lat są zapisywani do PPK automatycznie.
• Możliwość rezygnacji: Pracownik ma prawo zrezygnować z uczestnictwa w PPK, składając Ci pisemną deklarację.
• Wpłaty: Składka jest finansowana zarówno przez pracownika (standardowo 2% wynagrodzenia), jak i przez pracodawcę (obowiązkowo 1,5% wynagrodzenia).

Comiesięczne rozliczenia

Pamiętaj, że zatrudnienie pracownika to nie tylko jednorazowe formalności. Co miesiąc czekają Cię kolejne obowiązki:

• Naliczanie wynagrodzenia (przygotowanie listy płac).
• Obliczanie i odprowadzanie zaliczek na podatek dochodowy (PIT).
• Obliczanie i odprowadzanie składek ZUS.
• Przesyłanie odpowiednich deklaracji do ZUS i Urzędu Skarbowego.

Jak widzisz, zatrudnienie pracownika wiąże się ze sporą ilością formalności. Pilnowanie terminów badań lekarskich i szkoleń BHP, prawidłowe naliczanie wynagrodzeń i składek oraz terminowe wysyłanie deklaracji może być sporym wyzwaniem, zwłaszcza gdy chcesz skupić się na rozwoju biznesu.

Jeśli czujesz, że ogrom tych obowiązków jest przytłaczający, warto rozważyć wsparcie profesjonalnego biura rachunkowego. Specjaliści mogą przejąć na siebie całą „papierologię”, w tym:

• Przygotowanie umów i dokumentów,
• Prowadzenie rozliczeń płacowych,
• Obsługę ZUS i US,
• Kontrolowanie terminów badań i szkoleń.

Dzięki temu zyskasz pewność, że wszystko jest załatwione poprawnie i na czas, a Ty będziesz mógł w pełni skoncentrować się na zarządzaniu swoim nowym, większym zespołem.