Ubezpieczenie samochodu w firmie. Jak prawidłowo rozliczyć polisę OC, AC, GAP i inne w kosztach?

Używanie samochodu w jednoosobowej działalności gospodarczej to codzienność dla wielu przedsiębiorców. To także szereg kosztów, które można, a nawet trzeba, wliczyć w koszty uzyskania przychodu, aby obniżyć podatek. Jednym z kluczowych wydatków jest ubezpieczenie pojazdu. Jednak zasady rozliczania poszczególnych składek – OC, AC, NNW czy GAP – różnią się między sobą. Jak się w tym nie pogubić? Wyjaśniamy krok po kroku.

Podstawa: OC i NNW – 100% kosztu bez limitów

Zacznijmy od najprostszych i najczęściej spotykanych ubezpieczeń.

• OC (Odpowiedzialność Cywilna): Jest to ubezpieczenie obowiązkowe. Dobra wiadomość jest taka, że całą składkę za polisę OC możesz zaliczyć w koszty uzyskania przychodu w 100%, bez względu na wartość Twojego samochodu.
• NNW (Następstwa Nieszczęśliwych Wypadków): To ubezpieczenie dobrowolne, ale również w całości stanowi koszt uzyskania przychodu.

Ważna uwaga: Składki na ubezpieczenie OC i NNW nie są traktowane jako koszty eksploatacyjne pojazdu. Oznacza to, że nie podlegają one limitowi 75%, który dotyczy wydatków takich jak paliwo, myjnia czy naprawy w przypadku samochodów używanych w sposób mieszany (firmowo i prywatnie).

AC i GAP – tutaj pojawia się limit 150 000 zł

prawa komplikuje się przy dobrowolnych ubezpieczeniach Autocasco (AC) oraz ubezpieczeniu od utraty wartości (GAP). W ich przypadku kluczową rolę odgrywa wartość samochodu przyjęta do ubezpieczenia, która jest wskazana na polisie. Limit ustawowy wynosi 150 000 zł.

Scenariusz 1: Wartość samochodu na polisie nie przekracza 150 000 zł

To najprostsza sytuacja. Jeśli Twój samochód został wyceniony na potrzeby ubezpieczenia na kwotę 150 000 zł lub niższą, to całą składkę za polisę AC oraz GAP możesz zaliczyć w koszty uzyskania przychodu.

Przykład: Wartość samochodu na polisie AC wynosi 120 000 zł. Składka roczna to 3 500 zł.
Całe 3 500 zł stanowi Twój koszt firmowy.

Scenariusz 2: Wartość samochodu na polisie przekracza 150 000 zł

Jeśli posiadasz droższy samochód, koszt ubezpieczenia AC i GAP musisz rozliczyć proporcjonalnie. Tylko część składki będzie kosztem uzyskania przychodu. Aby ją obliczyć, skorzystaj z prostego wzoru:

(150 000 zł / Wartość samochodu z polisy) x Wysokość składki = Kwota, którą możesz zaliczyć w koszty

Przykład: Wartość samochodu na polisie AC wynosi 200 000 zł, a roczna składka to 6 000 zł.

1. Oblicz proporcję: 150 000 zł / 200 000 zł = 0,75 (czyli 75%)
2. Pomnóż proporcję przez składkę: 0,75 x 6 000 zł = 4 500 zł
3. W koszty uzyskania przychodu możesz zaliczyć kwotę 4 500 zł. Pozostałe 1 500 zł nie jest kosztem podatkowym.

Assistance i nietypowe ubezpieczenie GAP – na co zwrócić uwagę?

• Ubezpieczenie Assistance: Podobnie jak OC i NNW, składka na tę polisę co do zasady stanowi koszt uzyskania przychodu w 100% i nie jest objęta limitem 75% dla kosztów eksploatacyjnych.
• Ubezpieczenie GAP – dwa sposoby rozliczenia: Z ubezpieczeniem GAP trzeba być ostrożnym i sprawdzić zapisy w umowie.
  • Standardowo (ubezpieczenie od utraty wartości): Jeśli polisa GAP chroni przed finansową utratą wartości pojazdu (np. w przypadku kradzieży lub szkody całkowitej), traktuje się ją tak samo jak AC. Oznacza to, że podlega limitowi wartości pojazdu 150 000 zł.
  • Wyjątkowo (traktowane jak koszt eksploatacyjny): W rzadkich przypadkach umowa może być skonstruowana w taki sposób, że GAP jest traktowany jako koszt eksploatacyjny. Wówczas, jeśli używasz samochodu w sposób mieszany, musisz objąć go limitem 75% kosztów uzyskania przychodu. Dlatego zawsze warto dokładnie sprawdzić, co obejmuje Twoja polisa.

Rodzaj ubezpieczenia	Zasada rozliczenia w kosztach
OC, NNW, Assistance	100% składki jest kosztem, bez względu na wartość auta.
AC, GAP (wartość auta ≤ 150 000 zł)	100% składki jest kosztem.
AC, GAP (wartość auta > 150 000 zł)	Kosztem jest tylko część składki, obliczona proporcjonalnie.

Jak to zrobić prosto i bezbłędnie? Zaufaj technologii lub ekspertom.

Pamiętanie o limitach, proporcjach i różnych zasadach dla każdej polisy może być kłopotliwe, zwłaszcza gdy prowadzisz firmę i masz na głowie ważniejsze sprawy. Na szczęście nie musisz robić tego sam.

Aplikacja księgowa Taxeon została stworzona, by maksymalnie uprościć rozliczenia. Wprowadzając koszt ubezpieczenia, system prowadzi Cię za rękę. W przypadku polis OC czy NNW wystarczy wpisać pełną kwotę. Jeśli natomiast posiadasz droższy samochód i musisz obliczyć proporcję dla AC lub GAP, nic nie stoi na przeszkodzie. Wyliczoną zgodnie z powyższym wzorem kwotę kosztu z łatwością wpiszesz do programu, mając pewność, że wszystko jest zgodne z przepisami.

A jeśli chcesz całkowicie zapomnieć o księgowości i mieć gwarancję, że każdy koszt, w tym skomplikowane polisy, jest rozliczony poprawnie i optymalnie? Biuro księgowe Taxeon przejmie od Ciebie wszystkie obowiązki. Nasi eksperci dopilnują limitów i zadbają o to, by Twoje podatki były jak najniższe. Skup się na prowadzeniu biznesu, a rozliczenia zostaw nam.