Import usług w jednoosobowej firmie.

Prowadzisz jednoosobową działalność i kupujesz reklamy na Facebooku, korzystasz z Canvy Pro albo płacisz za reklamy w Google? Jeśli tak, to niemal na pewno masz do czynienia z importem usług. Brzmi skomplikowanie? Bez obaw! Z tego poradnika dowiesz się krok po kroku, jak prawidłowo rozliczyć VAT od zagranicznych zakupów, niezależnie od tego, czy jesteś czynnym VAT-owcem, czy korzystasz ze zwolnienia.

Co to jest import usług i dlaczego dotyczy Twojej firmy?

Mówiąc najprościej, import usług ma miejsce wtedy, gdy Twoja firma (mająca siedzibę w Polsce) kupuje usługę od kontrahenta z zagranicy (zarówno z Unii Europejskiej, jak i spoza niej), który w Polsce nie ma ani siedziby, ani stałego miejsca prowadzenia działalności.

W takiej sytuacji to na Tobie, jako polskim nabywcy, spoczywa obowiązek rozliczenia polskiego podatku VAT od tej transakcji.

Najczęstsze przykłady importu usług w jednoosobowej firmie:

• Zakup zdjęć i grafik na portalach stockowych,
• Zakup reklam online (np. Facebook, Instagram, Google Ads),
• Subskrypcje oprogramowania i aplikacji (np. Canva, Microsoft 365, narzędzia analityczne),
• Usługi hostingowe i domeny.

Złota zasada: Gdzie płacę VAT od zagranicznej usługi?

Aby to ustalić, musisz odpowiedzieć na kluczowe pytanie: gdzie jest miejsce świadczenia usługi? To ono decyduje, w którym kraju transakcja podlega opodatkowaniu.

Dla transakcji B2B (firma kupuje od firmy) obowiązuje zasada ogólna:

Miejscem świadczenia usługi jest kraj, w którym nabywca (czyli Twoja firma) ma siedzibę.

Oznacza to, że jeśli kupujesz usługę od firmy z Irlandii (Facebook), Niemiec (jakieś oprogramowanie) czy USA (Google), podatek VAT od tej transakcji musisz rozliczyć w Polsce, według polskich przepisów.

Kiedy zasada ogólna nie działa? Wyjątki od reguły.

Istnieje kilka szczególnych rodzajów usług, dla których miejsce opodatkowania ustala się inaczej. Do najważniejszych wyjątków należą:

• Krótkoterminowy wynajem środków transportu.
• Usługi związane z nieruchomościami – VAT płacisz tam, gdzie znajduje się nieruchomość. Przykład: Jesteś rzeczoznawcą i wykonujesz wycenę domu w Berlinie dla niemieckiej firmy. Musisz rozliczyć niemiecki, a nie polski VAT.
• Usługi transportu pasażerów.
• Wstęp na imprezy kulturalne, sportowe czy edukacyjne.
• Usługi restauracyjne i cateringowe.

Rejestracja do VAT UE – obowiązek dla każdego!

Zanim dokonasz pierwszego zakupu usługi z zagranicy, musisz dopełnić jednej, bardzo ważnej formalności: rejestracji do VAT UE.

• Czynni podatnicy VAT – mają obowiązek zaktualizować swoją rejestrację o transakcje wewnątrzunijne.
• Podatnicy zwolnieni z VAT – również muszą się zarejestrować do VAT UE!

Ważne! Rejestracja do VAT UE, jeśli jesteś „nieVAT-owcem”, nie powoduje utraty zwolnienia z VAT dla Twojej sprzedaży krajowej. Służy ona wyłącznie do celów transakcji z kontrahentami z UE i pozwala Ci posługiwać się numerem NIP UE (czyli Twoim NIP-em poprzedzonym kodem PL).

Jak się zarejestrować?
Składasz formularz VAT-R do swojego urzędu skarbowego.

• Jeśli jesteś czynnym VAT-owcem: składasz aktualizację VAT-R, zaznaczając odpowiednie pola dotyczące transakcji wewnątrzunijnych (np. pole 68).
• Jeśli jesteś zwolniony z VAT: składasz VAT-R, wskazując swój status (np. pole 30 lub 32) ORAZ zaznaczasz, że będziesz dokonywać transakcji wewnątrzunijnych (pole 70).

UWAGA: Rejestracji musisz dokonać PRZED pierwszą transakcją. Urząd nie zarejestruje Cię z datą wsteczną!

Jak rozliczyć VAT? Poradnik dla dwóch typów przedsiębiorców.

Sposób rozliczenia VAT zależy od Twojego statusu.

Scenariusz 1: Jesteś czynnym podatnikiem VAT

W tym przypadku rozliczenie jest dla Ciebie neutralne podatkowo.

1. Samodzielnie naliczasz polski VAT od wartości usługi na fakturze (np. 23% dla reklamy online).
2. Kwotę tę wykazujesz w ewidencji i pliku JPK_V7 jako podatek należny (do zapłaty).
3. Jednocześnie, jeśli zakup służy Twojej działalności opodatkowanej, tę samą kwotę wykazujesz jako podatek naliczony (do odliczenia).

Efekt? Podatek należny = Podatek naliczony.
W praktyce VAT od tej transakcji wynosi dla Ciebie 0 zł.

Scenariusz 2: Jesteś zwolniony z VAT

Tutaj mechanizm jest inny i wiąże się z realną zapłatą podatku.

1. Samodzielnie naliczasz polski VAT od wartości usługi (np. 23%).
2. Naliczony podatek musisz zapłacić do urzędu skarbowego.
3. Nie masz prawa do odliczenia tego podatku VAT.

Jest jednak dobra wiadomość: zapłacony podatek VAT możesz w całości zaliczyć jako koszt uzyskania przychodu w podatku dochodowym (PIT), wpisując go do KPiR.

Walutowe łamigłówki, czyli jak przeliczać faktury

Faktury od zagranicznych firm są najczęściej wystawiane w euro lub dolarach. Aby prawidłowo je rozliczyć, musisz przeliczyć je na PLN, stosując dwa różne kursy walut:

1. Dla celów podatku VAT: Stosujesz średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego (zazwyczaj to dzień wykonania usługi).
2. Dla celów podatku dochodowego (PIT): Stosujesz średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury.

Przykład: Usługa wykonana 10 maja, fakturę wystawiono 12 maja. Do VAT bierzesz kurs z 9 maja, a do kosztów PIT – kurs z 11 maja.

Jak i kiedy zaraportować import usług?

Czynny podatnik VAT:

• Wykazuje transakcję w ewidencji VAT oraz w pliku JPK_V7M (co miesiąc) lub JPK_V7K (co kwartał).
• Termin: do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano usługę.

Podatnik zwolniony z VAT (zarejestrowany do VAT UE):

• Składa specjalną deklarację VAT-9M. (Jeśli nabywasz też towary z UE, może to być VAT-8).
• Termin: do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano usługę. W tym terminie musisz też zapłacić należny VAT.

Co jeśli pominiesz transakcję? Musisz złożyć korektę deklaracji za właściwy okres. Jeśli robisz to po terminie, dołącz tzw. czynny żal, aby uniknąć ewentualnych kar.

„Oops, kupiłem usługę bez rejestracji do VAT UE!” – Co teraz?

Brak rejestracji to poważny błąd, który może Cię drogo kosztować.

• Ryzyko 1: Faktura z zagranicznym VAT. Sprzedawca z UE może sprawdzić Twój NIP w systemie VIES. Jeśli nie będzie aktywny, naliczy Ci swój krajowy VAT (np. 23% irlandzkiego). Zapłacisz wyższą cenę, a tego zagranicznego podatku nie odliczysz w Polsce w prosty sposób.
  
• Ryzyko 2: Podwójne opodatkowanie. Brak rejestracji nie zwalnia Cię z obowiązku rozliczenia polskiego VAT! Jeśli dostałeś fakturę z naliczonym już zagranicznym podatkiem, polski VAT będziesz musiał naliczyć od całej kwoty brutto.

Rada: Jeśli zorientowałeś się po fakcie, jak najszybciej zarejestruj się do VAT UE i prawidłowo rozlicz transakcję w Polsce.

Import usług w pigułce – zapamiętaj te 6 zasad!

1. Identyfikuj transakcję: Kupujesz reklamę na Facebooku, subskrypcję online? To prawdopodobnie import usług.
2. Sprawdź miejsce opodatkowania: W 99% przypadków dla usług cyfrowych będzie to Polska.
3. Zarejestruj się do VAT UE: Zrób to PRZED pierwszym zakupem. Obowiązek dotyczy zarówno czynnych, jak i zwolnionych podatników VAT.
4. Rozlicz VAT poprawnie:
   • Czynny VAT-owiec: Wykaż w JPK_V7 (transakcja neutralna).
   • Zwolniony z VAT: Złóż deklarację VAT-9M, zapłać podatek i zalicz go w koszty PIT.
5. Pamiętaj o dwóch kursach walut: Inny do VAT, inny do PIT.
6. Pilnuj terminów: Składaj deklaracje i płać podatek (jeśli dotyczy) do 25. dnia następnego miesiąca.