Faktura z ID WEW w KSeF: Co to jest i jak ją wystawić? Poradnik Krok po Kroku.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) wprowadza kilka nowych pojęć, z którymi warto się zapoznać. Jednym z nich jest identyfikator wewnętrzny, w skrócie ID WEW. Choć nie będzie dotyczył każdej Twojej transakcji, to w niektórych sytuacjach okaże się niezbędny.

Co to właściwie jest i kiedy musisz go używać? Jak wystawić taką fakturę w programie TAXEON? W tym artykule przeprowadzimy Cię przez cały proces i pokażemy, że nie jest to tak skomplikowane, jak mogłoby się wydawać.

Czym jest Identyfikator Wewnętrzny (ID WEW) i kiedy go potrzebujesz?

Wyobraź sobie, że wysyłasz list do wielkiego biurowca. Adres budynku to odpowiednik numeru NIP. Ale żeby list trafił do właściwej osoby na konkretnym piętrze, potrzebujesz numeru pokoju lub nazwy działu – i tym właśnie jest ID WEW.

Mówiąc prościej, identyfikator wewnętrzny (ID WEW) to dodatkowy, pięciocyfrowy numer, który pozwala precyzyjnie wskazać, którego działu, oddziału czy placówki dotyczy Twoja faktura.

Jako właściciel firmy będziesz go potrzebować głównie wtedy, gdy świadczysz usługi lub sprzedajesz towary dla:

• Dużych firm posiadających wiele oddziałów – np. centrala banku a jego lokalna placówka.
• Jednostek Samorządu Terytorialnego (JST) – np. faktura dla konkretnej szkoły podlegającej pod Urząd Miasta.
• Firm działających w ramach Grupy VAT (GVAT).

To Twój kontrahent powinien Ci przekazać prawidłowy numer ID WEW, jeśli jest on wymagany.

Jak wystawić fakturę z ID WEW w programie TAXEON?

Jeśli wolisz formę wideo, przygotowaliśmy krótki film instruktażowy, który pokazuje cały proces na ekranie. Zobacz, jakie to proste!

https://youtu.be/JLvsoMeBBy8?si=Ow4wYqsQ7T3Rpegf

Instrukcja krok po kroku

Jeśli wolisz tradycyjną instrukcję, poniżej znajdziesz wszystkie niezbędne kroki.

Krok 1: Wpisz dane kontrahenta i wskaż odbiorcę

Zacznij standardowo od wystawiania faktury. Wpisz NIP głównego podmiotu i pobierz jego dane z bazy GUS. Następnie, aby aktywować dodatkowe pola, zaznacz opcję „Odbiorca”.

Krok 2: Wybierz odpowiednią rolę odbiorcy

Po zaznaczeniu tej opcji na ekranie pojawią się nowe pola. Zwróć uwagę na listę rozwijaną, na której możesz wybrać jedną z trzech ról:

• Odbiorca – opcja domyślna, stosowana dla większości firm.
• Odbiorca JST – wybierz tę rolę, jeśli fakturujesz Jednostkę Samorządu Terytorialnego.
• Odbiorca GVAT – przeznaczona dla firm z Grupy VAT.

Wybierz tę, która odpowiada Twojemu klientowi.

Krok 3: Wpisz ID WEW i uzupełnij adres

Teraz najważniejszy moment. W dedykowanym polu wpisz NIP oraz pięciocyfrowy numer identyfikatora wewnętrznego (ID WEW), który otrzymałeś od kontrahenta.

Ważne!
Po wpisaniu ID WEW, pozostałe dane adresowe (ulica, miasto, kod pocztowy) musisz uzupełnić ręcznie. System nie pobierze ich automatycznie, ponieważ adres konkretnego oddziału czy placówki niemal zawsze różni się od adresu głównej siedziby firmy.

Krok 4: Uzupełnij resztę danych i zapisz fakturę

Na koniec dodaj pozycje na fakturze, wybierz formę płatności i uzupełnij pozostałe wymagane pola. Gdy wszystko będzie gotowe, kliknij „Zapisz”.

I gotowe! Twoja faktura z identyfikatorem wewnętrznym jest przygotowana do wysłania do KSeF.

Podsumowanie

Jak widzisz, proces wystawiania faktury z numerem ID WEW jest bardzo prosty, jeśli wiesz, gdzie szukać odpowiednich opcji. W programie TAXEON wszystko zostało zaprojektowane tak, aby prowadzić Cię za rękę. Dzięki temu możesz skupić się na prowadzeniu biznesu, a nie na walce z przepisami.